Moderne telefoni kræver moderne værktøjer
Overgangen fra klassiske telefonsystemer til cloud-baseret telefoni er i fuld gang i virksomheder verden over. For mange organisationer er Microsoft Teams Enterprise Voice blevet den foretrukne løsning til at samle telefoni og samarbejde i én og samme platform.
Med Microsoft Teams som telefoniplatform får virksomheder mulighed for at håndtere både interne og eksterne opkald direkte fra Teams-klienten, uanset om brugeren sidder ved en computer, bruger mobilappen eller en Teams-certificeret bordtelefon. Det fjerner behovet for en traditionel PBX og skaber en mere fleksibel og skalerbar kommunikationsinfrastruktur.
Men selvom Microsoft Teams Enterprise Voice i sig selv tilbyder mange funktioner, oplever mange IT-afdelinger, at den daglige administration – især af Auto Attendants, Call Queues og brugerkonfigurationer – kan være både tidskrævende og teknisk krævende. Det er netop her, at VoiceQ365 gør en forskel.
Hvad er Microsoft Teams Enterprise Voice?
Microsoft Teams Enterprise Voice er den del af Microsoft Teams, der gør det muligt at foretage og modtage opkald via det offentlige telefonnet (PSTN). Det sker ved hjælp af enten Microsoft Calling Plans eller Direct Routing via en Session Border Controller (SBC).
Når en virksomhed implementerer Microsoft Teams Enterprise Voice, bliver Teams ikke blot en samarbejdsplatform – det bliver virksomhedens primære telefoniløsning. Funktionen inkluderer blandt andet:
- Tildeling af DDI-numre til individuelle brugere
- Integration med Auto Attendants (automatisk omstilling)
- Opsætning af Call Queues (opkaldskøer)
- Telefonsvarer og viderestillingsregler
- Rapporteringsfunktioner for opkald og samtalestatistik
Alt dette kræver dog en vis teknisk indsigt, især når strukturen skal tilpasses virksomhedens specifikke behov og skaleres til hundredevis af brugere.
Hvad er VoiceQ365?
VoiceQ365 er en cloudbaseret softwareløsning, der er udviklet til at forenkle konfigurationen og administrationen af Microsoft Teams telefonikomponenter. Platformen fokuserer særligt på tre områder:
- Auto Attendants
- Call Queues
- Teams-brugeres tilknytning som agenter
VoiceQ365 samler al konfiguration på én overskuelig side, hvilket gør det muligt for IT-afdelingen at få et klart overblik over, hvordan opkaldsrutingen er opsat, hvilke agenter der er aktive i hvilke køer, og hvordan automatiske beskeder og åbningstider er konfigureret.
Det betyder, at IT ikke længere skal igennem komplicerede menuer i Microsoft 365 Admin Center eller skrive PowerShell-scripts for at foretage selv simple ændringer. Med VoiceQ365 kan ændringer foretages hurtigt, sikkert og uden specialistviden.
Hvad kan VoiceQ365 bruges til i praksis?
Lad os tage et eksempel: En virksomhed har en hovedtelefonlinje, hvor kunder ringer ind. Opkaldene skal først modtages af en Auto Attendant, som byder velkommen og præsenterer valgmuligheder. Derefter skal opkaldet sendes videre til en Call Queue, hvor en gruppe medarbejdere – kaldet agenter – håndterer henvendelserne.
I Microsoft Teams Admin Center kræver det flere trin og teknisk præcision at sætte det korrekt op. Med VoiceQ365 får man i stedet:
- En samlet oversigt over alle Auto Attendants og deres logik
- En visuel fremstilling af Call Queues og hvilke brugere der er knyttet til dem
- Mulighed for at oprette nye køer og menustrukturer med få klik
- Et indbygget Wallboard, hvor man kan følge køens belastning i realtid
- Integration med Power BI, så virksomheden kan trække avancerede rapporter og statistikker
Det gør det langt nemmere at administrere og tilpasse virksomhedens telefoni til virkelige behov – uanset om det gælder ferielukning, ændring af åbningstider eller omstrukturering af teams.
Hvorfor er det nødvendigt med et værktøj som VoiceQ365?
Microsoft Teams er i høj grad udviklet med samarbejde for øje, og selvom telefonifunktionaliteten er stærk, er den tekniske opsætning ikke altid intuitiv. Mange virksomheder oplever følgende udfordringer:
- Det er svært at få overblik over, hvilke brugere der er tilknyttet hvilke Call Queues
- Ændringer i Auto Attendant-opsætningen kræver teknisk knowhow
- Manglende visuel feedback gør det svært at opdage fejl
- Ingen nem måde at se, hvordan opkald faktisk rutes i dagligdagen
VoiceQ365 løser disse problemer ved at tilbyde et værktøj, hvor al konfiguration er synlig og nem at tilgå. IT-afdelingen får større kontrol og fleksibilitet, mens brugerne oplever en mere pålidelig og professionel telefoni.
Integration og rapportering
En stor styrke ved VoiceQ365 er, at det leveres med fuld integration til Power BI og åbne REST-API’er. Det betyder, at man kan trække avancerede rapporter om opkaldsmønstre, agentaktivitet og købelastning.
Det er særligt nyttigt for virksomheder, der ønsker at:
- Optimere bemanding i forhold til opkaldsvolumen
- Analysere svartider og ventetider i Call Queues
- Dokumentere telefoniaktivitet for ledelse og revision
- Træffe datadrevne beslutninger om forbedringer i kundeoplevelsen
VoiceQ365 kan dermed bruges ikke kun til opsætning, men også til løbende analyse og forbedring af virksomhedens telefoni.
Hvem har gavn af VoiceQ365?
Løsningen er relevant for mange typer virksomheder og organisationer, herunder:
- Store virksomheder med mange afdelinger og komplekse opkaldsflows
- Serviceorganisationer og callcentre, der arbejder med agenter og køer
- Offentlige institutioner, der har behov for dokumenteret telefoni
- MSP’er og IT-konsulenter, der håndterer telefoni for kunder og ønsker et centralt værktøj
VoiceQ365 er skalerbar og fleksibel, og kan tilpasses både mindre Teams-miljøer og komplekse Enterprise Voice-installationer med tusindvis af brugere.
Kombination med andre værktøjer
VoiceQ365 kan med fordel anvendes sammen med andre specialiserede værktøjer til Microsoft Teams telefoni. Blandt andet fungerer det rigtig godt i kombination med DDI Manager, der er udviklet til at administrere DDI-numre og nummerserier i Teams.
Hvor DDI Manager håndterer tildeling af numre og overblik over nummerserier, tager VoiceQ365 sig af opsætningen af, hvordan opkaldene behandles. Sammen dækker de to løsninger hele det administrative behov omkring telefoni i Microsoft Teams Enterprise Voice.
Et skridt mod professionel cloud-telefoni
Virksomheder, der ønsker at erstatte deres traditionelle PBX med en moderne, fleksibel og cloudbaseret løsning, vil med Microsoft Teams Enterprise Voice opnå store fordele. Men for at sikre en smidig overgang og professionel drift, er det nødvendigt med de rette værktøjer.
VoiceQ365 leverer netop det. Det gør administration og konfiguration af telefoni i Teams mere tilgængelig, mere transparent og langt mindre fejlbehæftet.
Ved at bruge VoiceQ365 får organisationer ikke kun kontrol over deres telefoniplatform – de får også en løsning, der er bygget til at vokse med virksomheden og tilpasse sig fremtidens behov.
For enhver organisation, der ønsker at udnytte hele potentialet i Microsoft Teams Enterprise Voice, er VoiceQ365 et værktøj, der skaber værdi fra første dag.
